Logiciel de facturation pour consultants et formateurs : comment choisir en 2026

Imaginez un mardi de fin de mission. Vous avez signé un devis en mars, encaissé un acompte de 30 %, passé cinq jours chez le client, et vous devez maintenant facturer le solde. Le même mois, vous avez animé une formation. Sur la même facture, une ligne porte de la TVA et l’autre n’en porte pas. Votre logiciel sait-il faire ça sans vous mettre dans l’embarras ?

C’est là que se joue le choix d’un outil quand on est consultant ou formateur. Facturer au jour, au forfait ou à l’acompte, c’est déjà un peu plus qu’une simple liste de lignes. Ajoutez un régime de TVA qui change selon ce que vous vendez, et le logiciel devient un vrai partenaire de travail, pas un simple traitement de texte.

Pensez à une caisse de magasin avec deux tiroirs : l’un pour les ventes avec TVA, l’autre pour celles sans. Le jour où vous encaissez dans le mauvais tiroir, la clôture de caisse ne tombe pas juste. Ce guide vous aide à choisir un outil qui range chaque euro dans le bon tiroir, et à comprendre pourquoi.

L’essentiel en trente secondes

Le conseil, le consulting et le coaching sont généralement soumis au taux normal de TVA de 20 %, sauf notamment si vous bénéficiez de la franchise en base ou d’un régime particulier.
La formation professionnelle continue peut bénéficier d’une exonération de TVA, sous réserve de remplir les conditions applicables et d’obtenir l’attestation administrative requise auprès de l’autorité compétente.
Un consultant qui exerce également une activité de formation peut devoir appliquer des régimes de TVA différents selon la nature des prestations facturées.
Votre logiciel doit pouvoir gérer les devis, les acomptes, les soldes, les différents taux de TVA applicables et les mentions obligatoires correspondant à votre situation fiscale.
Indy, Abby et Tiime proposent des offres gratuites. Toutefois, si vous gérez des sessions de formation, des feuilles d’émargement et des bilans pédagogiques, vérifiez si leurs fonctionnalités répondent à vos besoins métier.

Consultant ou formateur : la vraie différence est la TVA

On range souvent consultants et formateurs dans le même panier, parce qu’ils vendent tous des heures d’expertise. Pour la facture, ce n’est pas la même histoire. Le conseil est taxé comme n’importe quelle prestation de services. La formation professionnelle, elle, peut être exonérée, à des conditions précises.

Logiciel de facturation pour consultants et formateurs : comment choisir en 2026

Le tableau suivant résume ce que vous écrivez sur la facture selon ce que vous vendez. Gardez-le sous la main : c’est lui qui détermine ce que votre logiciel doit savoir faire.

Ce que vous vendez	TVA	Ce que vous écrivez sur la facture
Conseil, consulting, audit, coaching	20 %, ou franchise en base sous 37 500 € HT	Avec TVA : montant HT, TVA, TTC. En franchise : « TVA non applicable, article 293 B du CGI »
Formation professionnelle continue, avec numéro de déclaration d’activité et attestation DREETS	Exonérée	« TVA non applicable, art. 261-4-4°-a du CGI », plus le numéro de déclaration d’activité
Formation sans attestation DREETS	Pas d’exonération	TVA à 20 %, ou franchise en base si vous restez sous le seuil
Conseil et formation sur la même facture	Deux régimes	Une ligne avec TVA, une ligne sans, et un total qui les sépare clairement

Une précision qui évite les mauvaises surprises : le coaching, le conseil et les formations internes d’une entreprise pour ses salariés ne sont pas couverts par l’exonération de la formation professionnelle, selon la page de l’expert-comptable que j’ai consultée. Appeler une prestation « formation » ne suffit pas à la faire sortir de la TVA.

L’exonération de TVA des formations : ce qu’il faut réunir

L’exonération est prévue à l’article 261-4-4°-a du Code général des impôts. Elle concerne la formation professionnelle continue : actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience. Elle n’est pas automatique. Trois choses sont à réunir, dans cet ordre.

Un numéro de déclaration d’activité

Vous devez déclarer votre activité de formation, par le formulaire Cerfa n° 10219, dans les trois mois qui suivent la signature de votre première convention ou de votre premier contrat de formation. Le numéro obtenu doit figurer sur vos conventions, vos contrats et vos factures.

Chaque année, le bilan pédagogique et financier est à déposer avant le 30 avril. Son absence peut entraîner la caducité du numéro. Retenez que c’est un rendez-vous annuel : il ne se règle pas une fois pour toutes.

Une attestation de la DREETS

C’est le point que beaucoup découvrent trop tard. Le numéro de déclaration ne suffit pas pour être exonéré de TVA : il faut aussi une attestation de la DREETS, demandée par écrit une fois le numéro obtenu. Elle est généralement accordée si l’activité relève bien de la formation professionnelle continue.

Elle prend effet à sa date, sans rétroactivité, et une copie doit être transmise à votre service des impôts des entreprises. Une cour administrative d’appel a d’ailleurs confirmé, en juin 2024, le redressement d’un organisme qui n’avait pas cette attestation, malgré sa déclaration d’activité.

Qualiopi, un sujet à part

Qualiopi est une certification qualité. Elle est distincte de l’exonération de TVA. Elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour accéder aux financements de formation du compte personnel de formation, des opérateurs de compétences et de France Travail. Ne les confondez pas : on peut avoir l’un sans l’autre.

Le coût de la certification initiale est indiqué entre 1 500 et 3 000 € par la même source. Vérifiez-le auprès d’organismes certificateurs avant de vous engager : c’est un budget à planifier si vos clients passent par un financement.

Et si vous êtes micro-entrepreneur ?

Sous 37 500 € HT de chiffre d’affaires, vous êtes déjà en franchise en base de TVA, sans démarche. L’exonération des formations ne devient utile que si vous dépassez ce seuil, ou si vos clients exigent le circuit des financements. D’après la même source, le chiffre d’affaires de formation exonérée n’entrerait pas dans le calcul du seuil de franchise : à confirmer avec votre comptable.

Pour comprendre la franchise en base, lisez notre article TVA et auto-entrepreneur : seuils de franchise 2026. Et pour savoir comment la facturation électronique s’applique aux formations exonérées, voyez l’article Facturation électronique : qui n’est pas concerné ? Les exceptions expliquées.

Ce que votre logiciel doit vraiment savoir faire

Un logiciel de facturation ne se choisit pas sur sa page d’accueil. Il se choisit sur sa capacité à gérer vos cas réels. Pour un consultant ou un formateur, sept fonctions comptent. Le reste est du confort.

Ce que le logiciel doit faire	Pourquoi c’est utile à un consultant ou un formateur	Le piège à éviter
Transformer un devis en facture en un clic	Vous évitez de ressaisir une mission acceptée	Un devis modifié après acceptation sans trace
Facturer au TJM, au forfait ou à l’acompte	Les missions se facturent rarement d’un seul bloc	Un outil qui ne gère pas l’acompte puis le solde sur la même mission
Gérer plusieurs régimes de TVA sur une même facture	Indispensable si vous mélangez conseil et formation exonérée	Un outil à taux unique qui vous force à tout facturer pareil
Ajouter les mentions légales de votre régime	Mention de franchise, d’exonération, numéro de déclaration d’activité	Des mentions oubliées parce qu’elles ne sont pas pré-remplies
Relancer les impayés automatiquement	Un client qui paie à 45 jours se relance sans y penser	Relances non personnalisables
Passer par une plateforme agréée	Réception obligatoire depuis septembre 2026, émission à venir pour les PME et micro-entreprises	Choisir un outil non immatriculé et devoir en changer
Exporter vers votre comptable	Gain de temps au bilan ou à la déclaration	Formats d’export fermés

Un détail qui change tout : lisez les tarifs avec la même attention que les fonctions. Certains outils affichent un prix d’appel, puis facturent en option les modules que vous utilisez en réalité. Testez toujours l’offre gratuite avec une vraie mission avant de payer.

Comment cela se passe en pratique : un exemple chiffré

Prenons une mission de cinq jours à 600 € le jour, soit 3 000 € HT. Vous demandez un acompte de 30 % à la signature, puis vous facturez le solde à la fin. Voici ce que votre logiciel doit calculer, ligne par ligne, avec une TVA à 20 %.

Exemple chiffré	Montant HT	TVA 20 %	Montant TTC
Mission de 5 jours à 600 € (total)	3 000 €	600 €	3 600 €
Acompte de 30 % à la signature	900 €	180 €	1 080 €
Facture de solde à la fin de la mission	2 100 €	420 €	2 520 €
Facture mixte : conseil 1 200 € + formation exonérée 1 800 €	3 000 €	240 € (sur le conseil seul)	3 240 €

La dernière ligne est le cas qui piège le plus. Vous avez conseillé un client pour 1 200 € HT et animé une formation exonérée pour 1 800 €. La TVA ne porte que sur le conseil : 240 €. Si votre logiciel applique 20 % à tout, la facture est fausse, et votre client la contestera à juste titre.

Si vous êtes en franchise en base, les montants sont les mêmes sans la colonne TVA, avec la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Les chiffres ci-dessus sont des exemples : adaptez-les à vos tarifs et à votre régime.

Autre conséquence à connaître, que signale l’expert-comptable consulté : quand vous mélangez conseil taxé et formation exonérée, la TVA sur vos achats n’est récupérable qu’au prorata du chiffre d’affaires taxé. Si le conseil pèse 20 % de votre chiffre d’affaires, vous récupérez environ 20 % de la TVA de vos achats. Faites valider ce calcul par votre comptable.

Indy, Abby ou Tiime : lequel pour un consultant ou un formateur ?

Les trois proposent une offre gratuite avec facturation électronique, et se présentent comme des plateformes agréées. Vérifiez leur statut sur la liste officielle de l’administration, car c’est elle qui fait foi. Ensuite, la différence tient à ce que vous attendez de l’outil.

	Indy	Abby	Tiime
Offre gratuite	Essentiel à 0 € par mois	Basique à 0 € : facturation électronique, devis et factures illimités, livre des recettes, alertes des seuils de TVA	Free à 0 € : facturation électronique, devis et factures illimités, suivi du chiffre d’affaires et des paiements avec relances
Offres payantes	Plus dès 9 € HT par mois, Autonomie dès 15 € HT par mois	Start 9 €, Pro 15 €, Business 33 € HT par mois au tarif catalogue	Initial 9,99 €, Smart 17,99 €, Business 24,99 € HT par mois en micro-entreprise
Ce qu’il fait bien	Comptabilité automatisée à partir du compte bancaire, déclarations, détection de la TVA	Pensé pour la micro-entreprise : seuils de TVA, déclaration Urssaf dès l’offre Start	Compte pro avec IBAN et carte dans les offres payantes, collaboration avec un expert-comptable
À tester avant de s’engager	Sa page consultants ne décrit pas de fonction dédiée aux acomptes	Gestion de l’acompte puis du solde sur une même mission	Gestion de plusieurs taux de TVA sur une même facture
Pour qui	Consultant qui veut tout automatiser, en micro ou en société	Consultant en micro-entreprise qui démarre	Consultant qui veut un compte pro et un accès pour son comptable

Indy : si vous voulez que la comptabilité se remplisse presque seule

Indy connecte votre compte bancaire, catégorise vos opérations et prépare vos déclarations. Sa page pour les consultants met en avant la détection automatique de la TVA, la facturation électronique et un compte pro gratuit. Elle ne décrit pas de fonction dédiée aux acomptes : testez ce point avec une mission réelle avant de vous engager.

C’est mon premier réflexe pour un consultant qui veut gagner du temps, en micro ou en société. Gardez à l’esprit que les comparatifs publiés par Indy lui-même sont favorables à Indy : lisez-les comme des argumentaires, pas comme des tests indépendants.

Abby : si vous démarrez en micro-entreprise

Abby cible la micro-entreprise. Son offre gratuite inclut le livre des recettes et l’alerte des seuils de TVA, ce qui est précieux quand on approche des 37 500 €. La déclaration Urssaf arrive à partir de l’offre à 9 € HT par mois, au tarif catalogue. Une promotion de 10 % était affichée au moment de ma consultation.

Son point faible potentiel pour vous : la gestion d’une facture mixte, avec un taux de TVA par ligne. La page que j’ai consultée ne le précise pas. Créez une facture test avec deux lignes de régimes différents avant de choisir.

Tiime : si vous voulez un compte pro et un expert-comptable

Tiime combine la facturation gratuite et la possibilité d’ajouter un compte professionnel avec IBAN et carte, dans ses offres payantes. Ses formules Smart et Business permettent de travailler avec un expert-comptable, avec des transactions et des justificatifs partagés sans double saisie.

C’est un bon choix si vous pensez passer en société à moyen terme et vouloir un comptable à vos côtés. Notez que, d’après la page des tarifs consultée, le compte pro figure dans les offres payantes et non dans l’offre gratuite.

Formateur : un logiciel de facturation ne suffit pas toujours

Si vous êtes formateur avec un numéro de déclaration d’activité, vous avez des obligations que la facturation ne couvre pas : conventions de formation, feuilles d’émargement, bilan pédagogique et financier, suivi des indicateurs Qualiopi. Un logiciel de facturation général ne les gère pas.

Des logiciels spécialisés existent pour cela. Le tableau suivant en cite quelques-uns, avec les fonctions et prix indiqués sur une page comparative mise à jour fin septembre 2026. Vérifiez les tarifs sur le site de chaque éditeur, car ils changent.

Logiciel	Ce qu’il fait d’après la page consultée	Prix indiqué
Hop3team	Gestion administrative, BPF automatique, émargement, diagnostics BPF et Qualiopi	39 € par mois
Digiforma	Gestion administrative, BPF automatique, export des dossiers de formation, émargement électronique	49 € par mois
Qualiobee	Émargement électronique, BPF, tableau de bord des indicateurs Qualiopi	49 € par mois, variable selon le nombre d’apprenants
SmartOF	Gestion administrative, émargement électronique, questionnaires, facturation électronique	75 € par mois

Ma façon de raisonner : si vous formez quelques jours par mois, un outil de facturation et un tableur peuvent suffire. Si vous enchaînez les sessions financées par un tiers, un logiciel métier vous fait gagner plus de temps qu’un outil de facturation plus cher. Les deux peuvent coexister.

Trois profils, trois choix

Imaginons Sarah, consultante en ressources humaines en micro-entreprise. Elle facture à la journée, a un seul client à la fois et ne forme jamais. Elle prend la version gratuite d’Abby ou d’Indy, vérifie que l’acompte fonctionne, et surveille son seuil de TVA.

Karim anime des formations pour des entreprises, avec un numéro de déclaration d’activité et l’attestation de la DREETS. Il facture sans TVA. Il garde un outil de facturation simple et ajoute un logiciel métier pour les conventions, l’émargement et le bilan pédagogique.

Claire fait les deux : du conseil à 20 % de TVA et des formations exonérées. Son vrai besoin est une facture mixte propre et un comptable qui valide le prorata de TVA. Elle choisit Tiime pour travailler avec un expert-comptable, ou Indy si elle préfère tout automatiser.

Les cinq erreurs qui coûtent cher

Facturer une formation sans TVA sans vérifier son exonération : l’exonération de la formation professionnelle continue est soumise à des conditions précises. Vérifiez notamment l’obtention de l’attestation requise avant de l’appliquer.
Confondre franchise en base et exonération : la franchise dépend notamment de seuils de chiffre d’affaires, tandis que l’exonération dépend de dispositions spécifiques à certaines opérations ou activités.
Présenter du conseil comme une formation : la qualification d’une prestation dépend de sa nature réelle, et non simplement du libellé inscrit sur la facture.
Oublier les mentions obligatoires : vérifiez les mentions applicables à vos factures de formation, notamment le numéro de déclaration d’activité lorsqu’il doit figurer sur le document. Ce numéro ne constitue pas un agrément.
Négliger la facturation électronique : depuis le 1er septembre 2026, les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Pour les PME et micro-entreprises, l’obligation d’émission entre en vigueur le 1er septembre 2027. Consultez le calendrier officiel .

Ce dernier point mérite une nuance. Pour les formations exonérées de TVA, l’émission d’une facture électronique n’est pas requise d’après l’administration, mais plusieurs sources précisent que la réception reste due. Prévoyez-la dans tous les cas.

Ma recommandation

Retenez une règle simple : choisissez votre outil après avoir clarifié votre régime de TVA, pas avant. Un logiciel parfait ne rattrape pas une facture qui applique la mauvaise règle. Commencez par savoir si vous vendez du conseil, de la formation exonérée, ou les deux.

Votre situation	Ce que je ferais
Consultant en micro-entreprise, un ou deux clients	Offre gratuite d’Abby ou d’Indy, test d’une mission avec acompte, suivi du seuil de TVA
Consultant qui approche 37 500 € HT	Garder l’outil, prévoir un rendez-vous avec un comptable pour la TVA et la tarification
Consultant qui envisage une société	Indy, ou Tiime avec un expert-comptable, selon que vous préférez l’automatisation ou l’accompagnement
Formateur avec NDA et attestation DREETS	Outil de facturation simple, plus un logiciel métier si vous avez des sessions financées
Consultant et formateur à la fois	Un outil qui gère plusieurs taux sur une facture, et un comptable pour le prorata de TVA
Formateur sans attestation DREETS	Facturer comme un prestataire de services ordinaire, et demander l’attestation si votre activité y est éligible

Puis testez. Ouvrez l’offre gratuite de l’outil retenu, créez une mission fictive avec devis, acompte, solde et, si besoin, une ligne exonérée. Si le résultat vous convient, vous aurez gagné du temps sans dépenser un euro. Sinon, vous aurez évité un abonnement inutile.

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Indy : pour démarrer avec un outil de gestion adapté aux indépendants et aux chauffeurs.
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FAQ : vos questions sur la facturation des consultants et des formateurs

Un consultant doit-il facturer de la TVA ?

Oui, au taux de 20 %, sauf s’il est en franchise en base de TVA. Cette franchise s’applique tant que le chiffre d’affaires reste sous 37 500 € HT par an pour les prestations de services. La facture porte alors la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Une formation est-elle toujours exonérée de TVA ?

Non. L’exonération concerne la formation professionnelle continue, avec un numéro de déclaration d’activité et une attestation de la DREETS. Le coaching, le conseil et les formations internes d’une entreprise pour ses salariés n’en bénéficient pas.

Un formateur micro-entrepreneur a-t-il besoin de l’attestation DREETS ?

Pas forcément. Sous 37 500 € HT de chiffre d’affaires, il est déjà en franchise en base de TVA. L’attestation devient utile s’il dépasse ce seuil, ou si ses clients passent par des financements qui l’exigent.

Quelle mention mettre sur une facture de formation exonérée ?

La mention « TVA non applicable, art. 261-4-4°-a du CGI », accompagnée du numéro de déclaration d’activité. Pour le texte exact à reproduire, appuyez-vous sur la fiche de l’administration ou sur votre comptable.

Faut-il la certification Qualiopi pour être exonéré de TVA ?

Non. Qualiopi et l’exonération de TVA sont deux sujets distincts. Qualiopi sert à accéder aux financements du compte personnel de formation, des opérateurs de compétences et de France Travail. L’exonération de TVA repose sur l’attestation de la DREETS.

Consultants et formateurs sont-ils concernés par la facturation électronique ?

Un consultant qui facture des professionnels établis en France est dans le champ : réception depuis le 1er septembre 2026, émission à partir du 1er septembre 2027 pour les micro-entreprises et PME. Pour les formations exonérées, l’émission n’est pas requise, mais la réception reste à prévoir.

Peut-on demander un acompte à un client professionnel ?

Oui, c’est courant en mission de conseil. Il se matérialise par une facture d’acompte, puis par une facture de solde qui reprend l’acompte déjà versé. Votre logiciel doit gérer cette séquence sans ressaisie : testez-la avant de vous abonner.